ژاویز
راهکار هایی برای مدیریت بهتر زمان
یکی از دغدغه های زندگی امروزه مدیت زمان است. مدیریت زمان برای همه افراد امری ضروری است. با توحه به زندگی امروزه که با سرعت هرچه بیشتر درحال تغییر و تحول است، برای اینکه بتوانیم موفق شویم و روبه جلو حرکت کنیم بایستی مدیریت زمان را بلد باشیم و آن را روی برنامه های خود اعمال کنیم. زمان تنها سرمایه ای است که نمی شود آن را پس انداز کرد. سوالی که مطرح می شود این است چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟ در این مطلب ما راهکار هایی برای مدیریت بهتر زمان را برای شما آماده کرده ایم، با ما باشید.
مدیریت زمان چیست؟
همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می‌شنویم، می‌دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می‌آید. در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم. یا این که چطور به همه‌ی کارهای خودمان در زمان مشخصی که می خواهیم برسیم. در حقیقت افراد به علت این که نمی‌توانند کارهای خود را طبق برنامه پیش ببرند، به فکر پیدا کردن این مهارت می‌افتند.
مدیریت زمان، فرایند برنامه ریزی و سازماندهی کارها یا رویدادها است. به عبارتی دیگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر میزان زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص، به ویژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری است. اگر بخواهیم از تعاریف پیچیده و غیر قابل درک دوری کنیم و یک تعریف ساده و کامل در مورد مدیریت زمان داشته باشیم، می‌توانیم این گونه بگوییم که مدیریت زمان یعنی استفاده درست و بجا از زمانی که در اختیار داریم، آن هم در جای درست و یا باز هم به طور خلاصه تر؛ کار درست در زمان درست.مدیریت زمان علاوه بر زندگی کاری، زندگی شخصی و تحصیلی ما را نیز در دنیای مدرن امروز، می‌تواند تحت تاثیر قرار دهد به گونه‌ای که حتی عده‌ای معتقد هستند مدیریت زمان خوب، مساوی است با تعادل زندگی کاری و زندگی شخصی.
آیا می‌توان زمان را کنترل و مدیریت کرد؟
بعضی افراد مدیریت زمان را امری محال و غیر ممکن می‌دانند. طرفداران این تفکر معتقدند این نکته، نگران کننده و در عین حال منطقی است که نمی‌توان زمان را مدیریت کرد. اگر چه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می‌شود، با وجود این زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان به شمار می‌آید، زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویت‌های شخصی ما باشد، افراد بر اساس محیطی که در آن رشد کرده و تربیت شده اند، یک چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم.
انسان برای نیل به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود و برای استفاده مطلوب از زمان باید برنامه ریزی راهبردی و بلند مدت داشته باشد. پدیده دیگری که در بحث مدیریت زمان مطرح است و مانع مدیریت صحیح می‌شود دفع الوقت کردن و شایع‌ترین حالت آن تعلل در انجام کار است، علت این امر تقلید از دیگران است.تعلل، ناشی از عدم آگاهی نیست، بلکه نوعی اختلال رفتاری محسوب می‌شود. فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم مانند یک زنجیر به هم متصل اند و بر یکدیگر اثر می‌گذارند. اگر برنامه اول را نتوانیم انجام دهیم، برنامه‌های بعدی هم تحت تاثیر قرار می‌گیرند و مانند برنامه اول پیش می‌روند. مطالعات نشان می‌دهد دشوارترین مرحله برای انجام کارهای جدید آغاز آن است.
دلایل اهمیت زمان و مدیریت آن :
توانایی شما در مدیریت کردن زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی‌توانید آن را ذخیره و یا پس‌انداز بکنید و چون از دست رفت، نمی‌توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری که بکنید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، دستاورد بیشتری نصیب می‌برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می‌گیرد.آن میزان کنترلی که از زمان در زندگی خود دارید تعیین‌کننده اصلی میزان آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هرچه بهتر بتوانید حوادث مهم و تعیین‌کننده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می‌کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می‌دهید.
مزایای مدیریت زمان :
مدیریت زمان علاوه بر این که ما را به سوی بهره‌وری بیشتر از این منبع محدود هدایت می‌کند، فواید دیگری نیز دارد که دانستن آنها انگیزه ما را در استفاده از این تکنیک کارآمد، بالا می‌برد. این مزایا و فواید عبارتند از:
- تنظیم، اداره و صرفه جویی در زمان
- کاهش استرس
- ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها
- انجام کارها در زمان تعیین‌شده و کاهش حجم فعالیت‌های کاری
- نظارت و آگاهی داشتن بر فعالیت‌ها
- ایجاد اثربخشی و بهره‌وری در کارها
- جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت و تعلل در کارها
- به دست آوردن فرصت‌های بیشتر
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
حال که با فواید و اهمیت این ابزار قدرتمند آشنا شدیم باید ببینیم که چگونه می‌توانیم بوسیله آن زمان را مهار کنیم و به خدمت خود درآوریم. مدیریت زمان نیز مانند هر مهارت دیگری شیوه‌ها و روش‌های مخصوص به خود را دارد که قابل یادگیری است؛ بنابراین در ادامه، این تکنینک‌های طلایی و مهم را شرح می‌دهیم تا با تمرین و تکرار بتوانید برای همیشه از شر سردرگمی و کمبود وقت خلاص شوید.
زمان خود را در نظر بگیرید و یادداشت کنید :
نخستین گام در مدیریت زمان این است که بدانید واقعا برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می‌دهید، چقدر زمان صرف می‌کنید مثلا ممکن است فکر کنید تنها ۱۵ دقیقه از زمانتان، صرف چک‌کردن ایمیل یا اینستاگرام می‌شود، اما در واقعیت این طور نیست و شما شاید بیش از یک ساعت زمان هزینه کنید بدون آن که بدانید.آسان‌ترین راه برای پیگیری وقت خود، استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند «رسکیو تایم» (Rescue Time)، «تاگل» (Toggl) یا کلندر است. بدین صورت که کارهای یک هفته خود را به همراه زمانی که صرف آن کرده اید، یادداشت کنید، سپس بر اساس گزارش این برنامه‌ها، می‌توانید بفهمید چه چیزی وقت شما را سرقت می‌کنند. همچنین می توانید کارهایتان را داخل یک دفترچه یادداشت کنید و بررسی کنید.
شما نیز می‌توانید با کمک یک دفترچه یادداشت یا سررسید کوچکی که همیشه همراهتان است کارهایتان را مدیریت کنید. کارهای روزانه و هفتگی خود را در دفترچه تان بنویسید و با کمک آلارم گوشی موبایلتان مدیریت زمان بهتری داشته باشید، شما می توانید یادآوری‌هایی را در گوشی موبایل خود تنظیم کنید تا در زمان‌های مورد نظرتان کارهایتان را به شما یادآوری کند
برنامه‌ریزی داشته باشید :
برنامه‌ریزی، به سازماندهی درست کارها کمک می‌کند و دید کلی در مورد کارهایی که باید انجام دهید، به شما می‌دهد؛ بنابراین برای انجام کارهای روزانه، هفتگی یا ماهانه خود برنامه‌ریزی کنید. برخی از روش‌های مفید برای برنامه‌ریزی و سازماندهی کارها به شرح زیر است:
- تهیه «لیست انجام کارها»
- استفاده از تقویم و سازمان دهنده‌های شخصی
- یادداشت کردن
- استفاده از اپلیکیشن‌ها، برنامه‌ها و ابزارهایی مانند «نوزبه» (Nozbe)، «اورنوت» (Evernote)، «تودوئیست» (Todoist) و غیره.
اولویت بندی کنید :
مطمئن شوید که مهم‌ترین وظایف شما در کارتان و اساسی‌ترین اهدافتان در زندگی و روابط‌تان چیست. طبق اصل «پارتو» (Pareto) یا قانون ۲۰/۸۰، ۸۰ درصد از نتایج شما از ۲۰ درصد اقدامات شما حاصل می‌شود. بنابراین اطمینان حاصل کنید که وظایف خود را بر اساس اهدافتان، اولویت‌بندی کرده‌اید. اگر کارهای مهم خود را نتوانید انجام دهید، مهم نیست که چقدر کار کم اهمیت کرده‌اید، در هر صورت شما زمان خود را به هدر داده‌اید.
پیدا کردن بهترین زمان بهره‌وری :
بعضی از افراد سحرخیر هستند، در حالی که برخی دیگر مانند جغد شب‌ها بیدارند. هر فردی در زمان و ساعات خاصی، بهره‌وری بالایی دارد و می‌تواند کارهای خود را به بهترین نحو انجام دهد این زمان، لزوما با زمان بهره‌وری سایر افراد، دوستان و حتی خویشاوندانش یکسان نیست.بنابراین، اگر در ساعات اولیه صبح، کارآمدتر هستید، صبح زود برخیزید و شروع به کار کنید. همچنین، اگر ترجیح می‌دهید در شب کار کنید، تا اواخر شب بیدار بمانید، فقط و فقط یادتان باشد هرگز خود را مجبور نکنید که عادت‌هایتان را تغییر دهید تنها به این دلیل که گفته‌اند بدن انسان در فلان زمان‌های شبانه روز، بهره‌وری بالایی دارد.
پرهیز از اتلاف زمان :
عوامل گوناگونی می‌تواند باعث شود که ما زمانمان را از دست بدهیم. یعنی به کارهای غیر ضروری و بی‌اهمیت مشغول شویم و وقت خود را به درستی و موثر استفاده نکنیم و درگیر کارهایی شویم که از فعالیت‌های اصلی و مهم بازمانیم و ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها ناکام بگذارد. موارد اتلاف زمان عبارت‌اند از: تلفن، استرس، بی‌نظمی، بی‌برنامگی، آشفتگی و پریشانی، ملاقات ناگهانی و بدون هماهنگی، بیماری، بی‌توجهی نسبت به زمان. اینها از جمله عواملی هستند که ما را در مدیریت زمان و انجام کارها و فعالیت‌ها با مشکل و مانع روبرو می‌کند.
تهیه لیستی از انگیزه هایی که برای انجام کارهایتان دارید :
انگیزه و هدفی که برای انجام دادن هر کاری دارید را یادداشت نمایید، نکته ی حائز اهمیت اینست که میبایست آنها را به صورت مثبت شرح دهید، به عنوان مثال گرفتن نمره خوب در کلاس یا ارتقا شغلی و …. هرگز اهداف و نتایج را به صورت منفی شرح ندهید، به عنان مثال از دست ندادن مشتری ها، یا در دردسر نیافتادن و … پس تا جای ممکن روی نتایج مثبت کارتان تمرکز نمایید.
انگیزه ی شما می بایست مانند سوخت و نیروی محرکه ای باشد که شما را رو به جلو هدایت کند و باعث تلاش بیشتر شما در ادامه مسیر و رسیدن به هدفتان گردد.
در صورت نیاز نه بگویید :
همیشه مواقعی پیش می‌آید که اطرافیانمان از ما می‌خواهند که زمان خود را در اختیار آنها قرار دهیم و درخواست هایشان را انجام دهیم، در چنین مواقعی اول باید درخواست آن شخص را بررسی کنید و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجید، مواردی هستند که انجام آنها خوب است، اما انجام ندادنشان عواقبی در پی ندارد بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست‌هایی که در مدیریت زمان نقش مهمی دارند اجتناب کنید و با گفتن نه زمان بیشتری را برای کارهای مهم تر خود بخرید.
داشتن استراحت منظم :
کار مداوم می‌تواند به شما آسیب جسمی و ذهنی بزند، بنابراین لازم است استراحت منظم را در برنامه‌ریزی خود داشته باشید تا مغز شما دوباره بهره‌وری خود را به دست آورد. برای این کار می‌توانید از تکنیک «پومودورو» (pomodoro) استفاده کنید یعنی بعد از مدتی کار، به خودتان استراحت اجباری بدهید مثلا پیاده‌روی کنید، یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید بدین ترتیب، مدیریت وقت خود را بهتر کرده‌اید، همچنین این استراحت اجباری، باعث افزایش چشمگیر بهره‌وری شما می‌شود.
استفاده از سیستم 4D :
طبق این سیستم شما می‌توانید کارهای خود را براساس روش ذیل دسته‌بندی کنید:
کارهایی که باید حذف کنید (Delete it): با در نظر گرفتن عواقب انجام ندادن کارها و طبق قانون ۲۰/۸۰، شاید نیاز نباشد برخی از کارها و فعالیت‌ها انجام شوند و بتوانید آنها را از لیست کارهای روزانه‌تان حذف کنید.
کارهایی که باید واگذار کنید (Delegate it): همیشه این سوال را از خود بپرسید آیا این کاری که می‌خواهید انجام دهید اولویت بالایی دارد و جزو وظایف و مسئولیت‌های اصلی شماست یا می‌توانید آن را به فرد دیگری واگذار کنید؟
کارهایی که باید همین حالا انجام دهید (Do it now): برخی کارها بسیار مهم هستند و اولویت بالاتری دارند. به تعویق انداختن این کارها، نه تنها ذهنتان را درگیر می‌کند، بلکه اضطراب و استرستان را نیز افزایش می‌دهد، بنابراین همین حالا انجامشان دهید.
کارهایی که باید به تعویق بیندازید (Defer it): کارهایی هستند که برای انجامشان به زمان بیشتری نیاز دارید همچنین اولویت بالایی هم ندارند، بنابراین به راحتی این کارها را به زمان دیگری موکول کنید و ذهنتان را درگیر آنها نکنید.
انجام ندادن چند کار همزمان :
بسیاری از افراد تصور می‌کنند مالتی تسک بودن یا انجام همزمان چند وظیفه می‌تواند منجر به مدیریت زمان هوشمندانه شود، در حالی که، تمرکز روی چندین کار به طور همزمان باعث می‌شود شما خروجی کمتری داشته باشید. بنابراین، به طور کامل روی یک کار متمرکز شوید. توجه و تمرکز بر روی یک کار، علاوه برافزایش سرعت انجام کار، به شما این امکان را می‌دهد تا از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.
احتمال بدهید بعضی کارها شاید تمام نشود :
به یاد داشته باشید که به انجام رساندن همه‌ی کارها غیرممکن است. همچنین به خاطر داشته باشید که احتمال این وجود دارد که ۲۰ درصد اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و اقدامات‌تان، ۸۰ درصدِ نتایج دلخواه‌تان را بسازند.
برنامه ریزی برای روز بعد در پایان هر روز :
برای اینکه روز خود را به خوبی آغاز کنید، داشتن یک برنامه به شما کمک بسیاری می کند. برای این کار در پایان روز برای روز بعد و برنامه هایی که دارید برنامه ریزی کنید. این به شما کمک می مند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید، دغدغه فکری تان را کاهش می دهد و سبب آرامش ذهنی شما می شود.
معرفی چند نرم افزار مدیریت زمان و برنامه ریزی :
یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان استفاده از تکنولوژی صحیح و به روز است. مدیریت زمان با بهره بردن از ابزارهای فراوانی که در حوزه تکنولوژی وجود دارد بسیار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسیار افزایش می‌دهد، در این مقاله نیز نرم افزارها و تکنولوژی‌هایی که در حوزه مدیریت زمان وجود دارد را به شما معرفی می‌کنیم، برای استفاده درست از زمان خودتان می‌توانید از نرم افزارهای زیر استفاده کنید:
- واندرلیست wunderlist یکی از نرم افزارهای مدیریت زمان و عملکرد است.
- نرم افزار تودویست todoist یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریت زمان و پروژه است.
- تریلو trello شاید همان نرم افزار مدیریت زمان و عملکرد ایده آل شما باشد.
- تسکولو نرم افزار مدیریت پروژه با امکان چت آنلاین.
- وان نوت onenote نیز یک نرم افزار یادداشت برداری در دسترس برای همگان است.
- نرم افزار مدیریت زمان کوالیتی تایم QualityTime
کلام آخر :
امیدواریم مطالب بالا برای شما مفید بوده باشد و با استفاده از این راهکارها بتوانید مدیریت زمان خود را در دست بگیرید. زمان سزمایه با ارزشی است که نباید آن را بیهوده ازدست داد. امروزه برنامه های مدیریت زمان زیادی وجود دارد که می توانید از آنها برای مدیریت زمان خود استفاده کنید.
مطالب بیشتر :
